Noi concepte – task switching sau attention residue
Deschizi un mail ca să răspunzi. Sună telefonul. În timpul conversației apare un mesaj. Îl citești, revii la mail, apoi cineva îți cere „doar două minute”. Când te întorci la ce făceai inițial, trebuie să îți amintești unde ai rămas. Dar nu mai reușești. Și durează până revii.
Repetat de zeci de ori, acesta este multitaskingul unei zile obișnuite de lucru.
Numai că, de multe ori, nici măcar nu facem mai multe lucruri simultan. Creierul trece foarte repede de la o sarcină la alta. Fenomenul se numește task switching, iar cercetările arată că fiecare asemenea schimbare are un cost: avem nevoie de timp pentru a reactiva obiectivul, regulile și informațiile necesare noii activități. Cu cât sarcinile sunt mai complexe, cu atât costul este mai mare.
Mai apare și ceea ce cercetătorii numesc attention residue. Când lăsăm o activitate neterminată și trecem la alta, o parte din atenția noastră poate rămâne prinsă în prima. Suntem deja în altă ședință sau în alt document, dar mintea încă procesează ce am abandonat.
Interesant este că întreruperile nu ne fac întotdeauna neapărat mai lenți. Într-un studiu recent, persoanele întrerupte au reușit chiar să finalizeze sarcinile mai repede, dar au făcut-o lucrând într-un ritm mai intens și au raportat mai mult stres, frustrare, presiune și efort.
Asta explică destul de bine zilele în care am făcut foarte multe, dar ajungem la final complet epuizați.
Este orice multitasking rău?
Nu.
Problema apare în mod special când două activități cer în același timp concentrare, memorie și decizii. Să redactezi un document important în timp ce participi activ la o ședință este, de fapt, o succesiune rapidă de întreruperi.
În schimb, putem combina mai ușor o activitate care cere atenție cu una aproape automată: să ascultăm muzică în timp ce facem o sarcină de rutină, să vorbim în timp ce mergem sau să lăsăm un program să proceseze date în timp ce lucrăm la altceva.
O regulă simplă ar fi aceasta: cu cât două activități cer mai multă atenție și cu cât consecințele unei greșeli sunt mai mari, cu atât ar trebui să le separăm mai clar.
Există însă și o diferență importantă între multitaskingul ales și cel impus.
Uneori verificăm mailul din reflex. Alteori mediul de lucru este construit în jurul întreruperilor: mesaje pe mai multe platforme, telefoane, ședințe, notificări și așteptarea unui răspuns imediat. În acest caz nu mai vorbim doar despre organizarea angajatului, ci și despre organizarea muncii.
Ce putem face?
Soluția nu este să închidem telefonul opt ore și nici să răspundem la fiecare notificare în secunda în care apare.
Mai eficient este să grupăm activitățile: perioade pentru mail și mesaje, perioade pentru ședințe și perioade protejate pentru sarcinile care cer concentrare.
Un alt studiu recent în care participanții și-au verificat mailul mai rar a arătat și un nivel mai redus al stresului comparativ cu perioadele în care îl verificau fără restricții. Utilă este și o tehnică foarte simplă atunci când întreruperea nu poate fi evitată. Înainte să părăsim temporar o sarcină, putem nota unde am rămas și care este următorul pas: „Am terminat primele trei capitole. La întoarcere verific tabelul și scriu concluzia.”
Cercetările arată că un asemenea ready-to-resume plan poate reduce acel reziduu de atenție care ne urmărește în activitatea următoare. Însă există și o responsabilitate a organizației. Dacă totul este urgent, dacă oamenii sunt căutați simultan pe cinci canale și dacă răspunsul instant este confundat cu performanța, multitaskingul devine inevitabil.
De aceea, organizațiile ar trebui să stabilească mai clar ce înseamnă o urgență, ce canale sunt folosite pentru ea, cât de repede trebuie într-adevăr să răspundă angajații și când aceștia au dreptul la perioade de lucru fără întreruperi.
Pentru că disponibilitatea permanentă nu este același lucru cu productivitatea.
Nu trebuie să eliminăm orice suprapunere de activități. Trebuie să eliminăm suprapunerile care cer aceeași atenție, întreruperile fără miză și ideea că viteza de reacție este întotdeauna o dovadă de performanță.
Uneori eficiența nu înseamnă să faci cinci lucruri odată.
Înseamnă să știi care dintre cele cinci merită, pentru următoarea jumătate de oră, toată atenția ta.
