Fiecare angajat trebuie sa aiba un „dosar de personal”, care contine documente specifice conform legislatiei in vigoare, prevderi regasite in HG nr. 905/2017.

 CINE?

Conform HG nr. 905/2017, „(1)Angajatorii prevăzuţi la art. 1 au obligaţia de a întocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariaţii încadraţi cu contract individual de muncă, de a-l păstra în bune condiţii la sediul angajatorului sau, după caz, la sediul secundar dacă este delegată competenţa încadrării personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă, precum şi de a-l prezenta inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora.” Categoriile de angajatori prevazute la acest Art. 1, sunt: „a)persoane fizice sau juridice de drept privat, indiferent dacă au sau nu statutul de utilitate publică; b)instituţii/autorităţi publice/alte entităţi juridice care angajează personal în baza unui contract individual de muncă.”

CE?

Tot in conformitate cu aceasta hotarare, „(2)Dosarul personal al salariatului cuprinde cel puţin următoarele documente: actele necesare angajării, contractul individual de muncă, actele adiţionale şi celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea şi încetarea contractelor individuale de muncă, acte de studii/certificate de calificare, precum şi orice alte documente care certifică legalitatea şi corectitudinea completării în registru.”

Acest dosar de personal al salariatului nu este doar important, el este obligatoriu, certificand astfel legalitatea si corectitudinea completarii in ReviSal. Ca o mica precizare pentru cei ce nu cunosc in amanunt, ReviSal reprezinta denumirea pe scurt a „registrului general de evidenta a salariatilor”, cuprinzand toate contractele individuale de munca in desfasurare. Absolut toti angajatorii, fara exceptie, sunt obligati sa completeze ReviSal cu sprijinul platformei informatice cu acces gratuit oferita de Inspectia Muncii sau prin intermediul aplicatiilor electronice proprii, insa care sa indeplineasca cu acuratete criteriile prevazute de lege. Prin urmare, reiteram faptul ca orice modificare sau actualizare a dosarului de personal al salariatului trebuie sa fie regasita in acest registru.

Prin urmare si pe scurt, dosarul unui salariat trebuie sa contina:

  • fotocopii dupa actele de identitate: certificat de nastere, carte de identitate, certificat casatorie
  • fotocopii dupa actele de studiu/formare profesionala/alte calificari
  • documentatia de candidatura (incluzand CV, scrisoare de intentie, alte scrisori de referinta sau recomandare)
  • cerere de angajare
  • informare prealabila la angajare
  • certificatul medical din care reiese aptitudinea de angajare, de la medicul de medicina muncii
  • fisa instruire la angajare privind sanatatea si securitatea in munca
  • fotocopie dupa carnetul de munca, daca este cazul
  • certificatul de cazier judiciar sau declaratia pe proprie raspundere, ca angajatul a avut niciun incident penal
  • permisul de conducere, in situatia in care angajatul este cetatean strain
  • fisa postului
  • contractul individual de munca
  • alte acte aditionale referitoare la executarea, modificarea, suspendarea sau incetarea contractului individual de munca
  • fotocopii dupa actele de identitate ale persoanelor aflate in intretinere (certificat de nastere, certificat de casatorie, carte de identitate etc.)
  • fotocopie dupa livretul militar, daca este cazul
  • fotocopie dupa permisul de conducere, daca este cazul

Cu siguranta, in cadrul dosarului de personal, se pot include si aspecte negative ale salariatului, privind activitatea sa, fiind recomandat ca un astfel de istoric sa fie mentinut pentru cel putin 3 ani. Insa coroborat cu aceasta idee, nicio masura in afara avertismentului scris, nu poate fi dispusa fara efectuarea unei cercetari disciplinare prealabile, care trebuie sa fie clar si complet prevazuta de Regulamentul Intern al angajatorului.

Mentionam faptul ca documentele din acest dosar nu sunt necesare doar in situatia unui control de la Inspectoratul Teritorial al Muncii, ci si in situatia de zi cu zi, existenta lor fiind obligatorie. Astfel, in orice problema care se refera la un anumit angajat, dosarul de personal poate avea o contributie relevanta in solutionarea acesteia.

Important de retinut este faptul ca departamentul/persoana responsabila cu resursele umane, este obligat/a sa raspunda intr-un termen de maxim 15 zile calendaristice la orice solicitare a angajatului cu privire la dosarul sau de personal sau la un anumit document/informatie inclusa in acesta. Bineinteles, toate datele personale sunt confidentiale si trebuie protejate si tratate cu foarte mare atentie. Sfatuim astfel angajatii sa se asigure ca au un dosar personal complet, cu toate documentele si informatiile necesare.